Rechtskonformes Beschäftigen von Mitarbeitern im Ausland
In den letzten Monaten ist die Fernarbeit weltweit zum neuen normalen Arbeitsstandard geworden. Die Pandemie hat unser Arbeitsleben auf mehr als nur eine Weise verändert und zwar für jeden Arbeitsplatz anders. Für viele Menschen eröffnete sich dadurch eine ganz neue Welt, in der sie bequem von zu Hause aus arbeiten und mehr Zeit mit der Familie verbringen können. Nach Angaben des Owl Lab gaben 83% der Menschen an, dass sie aufgrund der Arbeit in der Ferne zufriedener mit ihrer Arbeit sind. Eine andere von Buffer durchgeführte Umfrage ergab, dass 99% der Menschen es vorziehen würden, zumindest in Teilzeit aus der Ferne zu arbeiten. Die Fernarbeit ermöglicht es den Menschen, mehr Zeit mit ihrer Familie zu verbringen und so Stress und lange Anfahrtswege zu vermeiden, und sie ermöglicht es, häufiger ins Ausland zu reisen, ohne Urlaub nehmen zu müssen und die Arbeitsproduktivität zu beeinträchtigen. Fernarbeit gibt es schon seit einiger Zeit, aber der Bedarf an flexiblen Arbeitsbedingungen wurde durch die Pandemie enorm verstärkt.
Vorteile der Fernarbeit
Es gibt unzählige Vorteile, regelmäßige Fernarbeit in den Arbeitsalltag aufzunehmen. Lassen Sie uns hier einen Blick auf die wichtigsten Vorteile werfen. Erstens kann die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, die Talentbindungsraten innerhalb des Unternehmens sowie die Markenbildung des Arbeitgebers drastisch verbessern. Noch wichtiger ist, dass mit der Normalisierung der Fernarbeit und der Übernahme des Konzepts als Unternehmen alle Ländergrenzen verschwinden. Daher kann das Unternehmen Talente auf der ganzen Welt ausfindig machen und so auf einen riesigen globalen Talentpool zurückgreifen, was in vielen Fällen eine erhebliche Einsparung bei den Gesamtkosten der Beschäftigung für die neu eingestellten Mitarbeiter bedeutet und gleichzeitig die Qualität der Kandidaten erhöht. Wenn ein Unternehmen beispielsweise einen Entwickler einstellen möchte, würden sich die Gesamtkosten der Beschäftigung in Deutschland von den Gesamtkosten der Beschäftigung eines Entwicklers, der in Spanien ansässig ist, unterscheiden, da er das gleiche Nettogehalt erhält (siehe Tabelle 1). Die Unterschiede bei den Sozialleistungen können sich sehr stark darauf auswirken, wie viel ein Mitarbeiter einem Unternehmen aufgrund seines Wohnortes kostet. Auch wenn es zunächst überwältigend sein mag, zu denken, dass Sie jemanden einstellen würden, der vielleicht Zehntausende von Kilometern entfernt ist, und Sie ihn vielleicht nie von Angesicht zu Angesicht sehen werden, überwiegen die erwähnten Vorteile eines globalen Ansatzes bei weitem die Angst vor der neuen Normalität. Darüber hinaus macht PeopleFlow, ein sogenannter Employer of Record Dienstleister, diesen Übergang nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für die Mitarbeiter reibungslos und schmerzlos.
Mögliche Lösungen für die Einstellung von Mitarbeitern im Ausland
Für die Unternehmen, die bereits die Vorteile von internationalem Recruiting erkannt haben und ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, aus der Ferne zu arbeiten, gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, wie sie dies umsetzen können. In diesem Artikel gehen wir auf die drei wichtigsten ein - die Gründung einer Niederlassung, die Zusammenarbeit mit Freiberuflern und die Verwendung des Employer of Record-Modells. Jede der drei Lösungen ist unter bestimmten Umständen oder unter Berücksichtigung der Unternehmensplanung angemessen. Beispielsweise würde ein Unternehmen, das länger als fünf Jahre in einem bestimmten Markt bleiben möchte und über ein umfangreiches globales Expansionsbudget verfügt, die Gründung einer lokalen Niederlassung anstreben. Während ein Unternehmen, das nur ein zeitlich befristetes Projekt durchführen möchte und nicht allzu sehr auf die Einhaltung von Vorschriften bedacht ist, es vorziehen könnte, kurzfristig mit Freiberuflern zu arbeiten. Die Unternehmen, die das Beste aus beiden Welten haben wollen, entscheiden sich häufig für die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record-Dienstleister. Im Folgenden gehe ich auf jede der drei Lösungen tiefer ein:
A) Gründung einer lokalen Niederlassung
Der Prozess der Gründung einer lokalen Niederlassung kann hart, langwierig und für die gesamte Organisation anstrengend sein. Diese Option ist in der Regel die erste Wahl von Unternehmen, die mit anderen Optionen nicht vertraut sind, über massive globale Expansionsbudgets verfügen, keinen Zeitdruck haben, mehr als 20 Mitarbeiter pro Land einstellen und natürlich sicher sind, dass sie langfristig auf diesem Markt bleiben wollen. Die Gründung einer juristischen Gesellschaft erfordert immer Anstrengungen, da man die richtigen lokalen Fachleute finden muss, um somit die Einhaltung der Vorschriften durch Kenntnis der Arbeitsgesetze und -vorschriften in jedem Land zu gewährleisten. Es gibt viele Beteiligte, wie lokale Arbeitsrechtsanwälte, Steuerberater, lokale Behörden, die den Prozess langwierig und komplex machen. Gewöhnlich dauert es einige Monate, bis ein Unternehmen betriebsbereit ist. Außerdem sollte man bedenken, dass es, wenn das Unternehmen aus welchem Grund auch immer mit den eingestellten Mitarbeitern, dem Markt oder den Ergebnissen unzufrieden ist, einige Zeit und Geld in Anspruch nimmt den Markt wieder zu verlassen. Die Option der lokalen Niederlassung ist zwar ideal für langfristige Unternehmungen mit hohen Budgets, doch sie ist in der Regel nicht die beste Entscheidung, wenn es darum geht, Märkte zu testen und zu validieren.
B) Zusammenarbeit mit Freiberuflern
Die zweite Möglichkeit ist die Einstellung von Freiberuflern für kurzfristige Arbeiten. Diese Option funktioniert, wenn Sie nur Teilzeit- und projektbezogene Arbeitskräfte benötigen und Ihnen ein langfristiges Engagement, eine passende Unternehmenskultur und die Beibehaltung von geistigem Eigentum oder Talent nicht sehr wichtig sind. Ein häufiges Problem bei der Einstellung von Freiberuflern ist die rechtliche Compliance. Jedes Land hat seine eigenen Regeln, wenn es um diese Art von Arbeitnehmern geht. Meist sind diese Regeln den Unternehmen nicht bekannt, weshalb einige immer wieder mit juristischen Verfahren wegen Nichteinhaltung der lokalen Arbeitsgesetze zu kämpfen haben. Ein Beispiel dafür wäre die so genannte Pseudo-Selbstständigkeit, bei der die als Freiberufler registrierte Person de facto ein Angestellter des Unternehmens ist, um die Zahlung von Sozialleistungen und Sozialabgaben zu vermeiden. Dies ist in vielen Ländern ein schwerer Verstoß gegen das Arbeitsrecht und bringt Sanktionen nicht nur für den Freiberufler, sondern auch für das Unternehmen mit sich. Die Zusammenarbeit mit Auftragnehmern ist zwar eine Lösung für internationale Beschäftigung, doch sie funktioniert nur unter bestimmten Bedingungen und unter enormen rechtlichen Risikos.
C) Nutzung eines Employer of Record-Anbieters
Die dritte Möglichkeit ist die Beauftragung eines Employer of Record-Dienstes, der Sie vor Ort vertritt. Diese Lösung wird in der Regel von Unternehmen bevorzugt, die nicht viel Zeit und Aufwand für die Expansion verlieren wollen, die in mehreren Ländern gleichzeitig Mitarbeiter einstellen möchten und/oder die nicht über ein großes Budget oder langfristige Pläne für einen bestimmten Markt verfügen. Ein weiterer Grund, diese Lösung zu wählen, ist die absolute Rechtskonformität. Unternehmen, die sicherstellen wollen, dass sie bei internationalen Einstellungen von Mitarbeitern die Arbeitsgesetze in jedem Land strikt befolgen sollten das Employer of Record Modell nutzen. Es funktioniert sehr einfach. Im Wesentlichen geschieht es so, dass das Unternehmen einen Vertrag mit dem Employer of Record-Anbieter schließt, der seinerseits ein Netzwerk von lokalen Partnern aufgebaut hat, die ein strenges Auswahlverfahren durchlaufen haben. Die Partner auf ihrer Seite stellen den ausgewählten Mitarbeiter gemäß den örtlichen Gesetzen und Vorschriften als Arbeitgeber ein. PeopleFlow ist hierbei ein EOR-Anbieter, der gleichzeitig als HR Dienstleister fungiert und sich somit auch um alle Backend-, Gehaltsabrechnungs- und Personalangelegenheiten des Mitarbeiters kümmert. Dabei bleibt der Mitarbeiter immer noch Teil des inländischen Unternehmens und die Arbeitsbeziehung ist die gleiche, als ob der Mitarbeiter direkt für das Unternehmen arbeiten würde. Das Modell kommt der Gründung einer juristischen Gesellschaft am nächsten, ohne dafür zu bezahlen, die lokalen Spezialisten selbst zu suchen oder sich direkt mit dem Arbeitsrecht in den einzelnen Ländern zu befassen. Auf diese Weise kann ein Unternehmen in mehr als einen Markt gleichzeitig eintreten und so lange bleiben, wie es finanziell und geschäftlich sinnvoll ist. Außerdem werden bei Inanspruchnahme eines solchen Anbieters alle Kosten der Mitarbeiter in einer einzelnen monatlichen Rechnung pro Land zusammengefasst, was wesentlich übersichtlicher ist als bei Freiberuflern. PeopleFlow hat eine einfach zu bedienende HR-Plattform entwickelt, auf der das Unternehmen alle Mitarbeiterdaten und Gehaltsabrechnungen verwalten kann und Zugriff auf diese hat, um die Mitarbeiter an entfernten Standorten besser verwalten zu können. Eine solche Plattform hat einen sehr großen Vorteil gegenüber der Verwendung manueller Prozesse, nämlich die Eliminierung von Fehlern. Während man mehrere Mitarbeiter pro Tag manuell an Bord nehmen muss, wird früher oder später zwangsläufig ein Fehler gemacht, der dem Unternehmen viel Geld kosten kann. Aber sobald die manuelle Arbeit aus der Gleichung herausgenommen wird, sinkt die Fehlerquote drastisch. Und nicht zuletzt entstehen dem Unternehmen keine zusätzlichen Kosten, wenn es beschließt, seine Präsenz in einem Land aufzugeben oder sich von einem Mitarbeiter zu trennen. Sobald die Verträge von beiden Seiten beendet sind und die lokalen Arbeitsanforderungen erfüllt sind, gibt es keine weiteren Verpflichtungen.
Zusammenfassung
In der COVID-19 Pandemie ist die Nutzung von internationaler Fernarbeit zu einer Notwendigkeit geworden, und sie wird ihre Auswirkungen auf die Unternehmen, ihre Arbeitskultur und ihre Einstellungspolitik noch weiter verstärken. Viele Unternehmen sind sich hierbei bereits der Vorteile von Fernanstellungen im internationalen Arbeitskontext bewusst und probieren verschiedene Optionen aus, wie sie Mitarbeiter im Ausland fest einstellen können. Viele bevorzugen dazu die Nutzen des Employer of Record-Modells. Das Modell ist von Dauer und ermöglicht es den Unternehmen, gleichzeitig in mehreren Ländern einzustellen und dabei Zeit, Mühe und Geld zu sparen. In Zukunft werden wir somit mit PeopleFlow vielen weiteren Firmen dabei helfen, sich international aufzustellen und Mitarbeiter rechtskonform im Ausland einzustellen.
