Wie Employer of Record Services die DSGVO einhalten
Unternehmer sind gezwungen, viel Zeit und Ressourcen darauf zu verwenden, dafür zu sorgen, dass jeder Aspekt ihres Unternehmens reibungslos und effizient abläuft. Reibungslose Abläufe sind in einer globalen Wirtschaft immer schwieriger zu erreichen. Fortschritte in der Technologie haben es für alle Unternehmen jeder Größe einfach gemacht, über ihr lokales oder inländisches Gebiet hinaus und auf internationale Märkte zu expandieren. Diese Expansionen bringen jedoch ihre eigenen Probleme und Herausforderungen mit sich, von denen einige für viele Kleinunternehmer abschreckend genug sein können, um eine Expansion zu verhindern. Hier kommt ein Global Employer of Record (EOR) ins Spiel.
Was ist ein Global Employer of Record (EOR)?
Ein Employer of Record (EOR) ist eine Drittanbieter-Dienstleistung, die Unternehmen bei der Bewältigung der vielen Herausforderungen hilft, die mit dem Markteintritt in Übersee und der globalen Beschäftigung von Arbeitskräften verbunden sind. Ein EOR hilft Unternehmen, ihre weltweite Belegschaft über einen einzigen Anbieter zu erweitern, zu beschaffen, an Bord zu nehmen, zu verwalten und zu bezahlen. Schwierige Aufgaben wie internationale Lohn- und Gehaltsabrechnungslösungen, die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Bestimmungen im Personal- und Rechtswesen sowie das Risikomanagement sind alles Dienstleistungen, die ein EOR bewältigen kann.
Für viele Unternehmen, die weltweit Mitarbeiter beschäftigen, ist die Einhaltung der vielen verschiedenen internationalen Arbeitsgesetze die größte Hürde, die es zu überwinden gilt. Die Einhaltung der Gesetze der einzelnen Länder (und sogar Staaten oder Regionen) kann so komplex sein, dass Ihr Unternehmen möglicherweise die vielen Vorteile einer Beschäftigung in anderen Ländern verpasst.
Ein "Employer of Record" dient in erster Linie dazu, die enormen regulatorischen und finanziellen Hürden zu überwinden, mit denen ein Unternehmen konfrontiert ist, wenn es Arbeitnehmer an entlegenen Orten beschäftigt. Die Herausforderung, die sich aus der Erfüllung der Vorschriften zur Beschäftigung und der Visumspflicht für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ergibt, kann ein bedeutendes Hindernis für die Expansion von Unternehmen in ausländische Bereiche darstellen. Der Do-it-Yourself-Ansatz der Gründung, Registrierung und Führung einer lokalen Lohn- und Gehaltsliste kann kostspielig und ressourcenaufwändig sein. Für die meisten Unternehmen, die in einen neuen Markt eintreten, oder für Unternehmen ohne unbegrenzte HR-Ressourcen, ist ein EOR jedoch die ideale Alternative. Der "Employer of Record" stellt sicher, dass die Komplexität, die Kosten und das Compliance-Risiko der lokalen Beschäftigung bewältigt werden und es keinen Grund gibt, das Risiko einer Verletzung der unterschiedlichen Arbeits-, Steuer- und Beschäftigungsvorschriften einzugehen. Dazu gehören komplexe neue Compliance-Gesetze wie die DSGVO.
DSGVO und was sie für Ihr Unternehmen bedeutet
Am 25. Mai 2018 werden die europäischen Datenschutzgesetze die größte Änderung seit zwei Jahrzehnten erfahren. Die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wird Europas neuer Rahmen für Datenschutzgesetze sein. Die DSGVO ersetzt die Datenschutzgesetze von 1995 und wird sich darauf auswirken, wie Unternehmen mit ihren Daten umgehen können. Alle Unternehmen, die personenbezogene Daten kontrollieren oder verarbeiten, werden unter die Zuständigkeit der DSGVO fallen. Alle (eine Information, die zur Identifizierung einer Person verwendet werden kann) und sensiblen (einschließlich genetischer, religiöser und politischer Ansichten, sexueller Orientierung usw.) Daten fallen unter die DSGVO.
Spezifische Kriterien für Unternehmen, die die DSGVO einhalten müssen, sind:
- Eine Präsenz innerhalb eines EU-Landes.
- Keine EU-Präsenz, aber das Unternehmen verarbeitet personenbezogene Daten von in der EU ansässigen Personen
- Über 250 Mitarbeiter
- Weniger als 250 Mitarbeiter, aber seine Datenverarbeitung beeinträchtigt die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen oder umfasst bestimmte sensible personenbezogene Datentypen. Dies bedeutet, dass fast alle Unternehmen der DSGVO unterliegen.
Der vollständige Text der DSGVO enthält 99 Artikel, in denen die Rechte des Einzelnen und die Pflichten der von der Verordnung betroffenen Unternehmen festgelegt sind. Es wird eine klare Verantwortung für Unternehmen geben, die implizite Zustimmung der Personen einzuholen, über die sie Informationen sammeln, und gleichzeitig Einzelpersonen einen leichteren Zugang zu den Informationen zu ermöglichen, die Unternehmen über sie besitzen. Die DSGVO enthält Bestimmungen, die Organisationen dazu verpflichten, die Privatsphäre und die persönlichen Daten von EU-Bürgern bei Transaktionen zu schützen, die irgendwo innerhalb der EU-Mitgliedsstaaten stattfinden. Inzwischen regelt die DSGVO auch den Export personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU, was es zu einem echten globalen Anliegen macht. Kurz gesagt müssen Unternehmen, unabhängig von der Branche, die außerhalb der EU tätig sind, aber Geschäfte innerhalb der EU tätigen, ab dem 25. Mai 2018 die DSGVO-Konformität einhalten.
Verwendung eines EOR zur Handhabung der DSGVO
Die Standards der DSGVO sind hoch, und die Geldstrafen und Strafen für Verstöße gegen die DSGVO sind noch höher. Um die vollständige Einhaltung zu gewährleisten, müssen die meisten betroffenen Unternehmen beträchtliche Investitionen tätigen, um die DSGVO-Bestimmungen zu erfüllen und aufrechtzuerhalten. Die DSGVO kann bei Nichteinhaltung hohe Strafen mit sich ziehen. Ein Verstoß gegen die DSGVO kann mit einer Geldstrafe von bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des weltweiten Jahresumsatzes (je nachdem, welcher Betrag höher ist) geahndet werden. Es wird geschätzt, dass die Nichteinhaltung der DSGVO dazu führen könnte, dass FTSE 100-Unternehmen allein im ersten Jahr mit Geldstrafen von bis zu 5 Milliarden Pfund pro Jahr rechnen müssen. Um dem entgegenzuwirken, hat eine PWC-Umfrage ergeben, dass 68% der in den USA ansässigen Unternehmen damit rechnen, zwischen 1 und 10 Millionen Dollar zu zahlen, um die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten, während weitere 9% davon ausgehen, dass der Aufwand mehr als 10 Millionen Dollar betragen wird.
