5 Best Practices für den Wechsel zu einer 100%igen Remote-First Unternehmenskultur
Die COVID-19 Pandemie hat uns an vielen Fronten die Augen geöffnet. Sowohl die Unternehmen als auch die Arbeitnehmer haben erkannt, dass Work-from-home-Setups tatsächlich funktionieren können. Der CEO von Twitter teilte kürzlich mit, dass die Mitarbeiter des Unternehmens auch nach der Pandemie "für immer" von zu Hause aus weiterarbeiten können. Mark Zuckerberg folgte ihm, und der Trendnimmt langsam wieder zu. Dank Unternehmen wie PeopleFlow, Upwork und Fiverr wird die Einstellung aus der Ferne zu einem Kinderspiel. Der Hauptgrund für diesen Zuwachs? Das Internet und die fortschrittlichen Technologien, die täglich erfunden werden.
Aber warum ist das Arbeiten von zu Hause aus plötzlich eine tief hängende Frucht für Unternehmen? Warum war es vor 10 Jahren noch keine Sache? Wer treibt dieses neue Unterfangen voran? Kurze Antwort? Niemand. Es ist Evolution.
Unternehmen und Organisationen entwickeln sich weiter. Mitarbeiter, von denen die meisten inzwischen Jahrtausende alt sind, verlieben sich in die Arbeit von zu Hause aus. Unternehmen lieben die Vorteile, die sich aus der Möglichkeit ergeben, Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten zu lassen. Es entwickelt sich zu einer Win-Win-Win-Situation für alle, und es ist nur eine Frage der Zeit, bis Remote-First-Unternehmen zur neuen Norm werden. Was sind die Vorteile eines Wechsels zu einem "Remote First"-Unternehmen?
Die Vorteile eines Wechsels zu einem 100-prozentigen "Remote First"-Unternehmen:
1. Produktivitätssteigerung
Ob Sie es glauben oder nicht, aber eine kürzlich durchgeführte Studie hat ergeben, dass die Produktivität der Mitarbeiter um 47% gestiegen ist, ohne dass sie bei der Arbeit von zu Hause aus überwacht wurden. Es wird allgemein angenommen, dass Mitarbeiter aus der Ferne weniger produktiv sind als diejenigen, die in einem traditionellen Büro arbeiten. Das ist nie der Fall. Der Vorbehalt besteht jedoch darin, dafür zu sorgen, dass sich die Unternehmenskultur an die Feinheiten eines Unternehmens anpasst, das sich zuerst aus der Ferne niedergelassen hat.
2. Niedrigere Gemeinkosten
Es ist eine Tatsache, dass weniger Mitarbeiter, die vom Büro aus arbeiten, die Gemeinkosten eines Unternehmens senken. Teure langfristige Büromieten werden unnötig. Keine exorbitanten Energiekosten mehr. Transportzuschüsse können abgeschafft werden. Die Mitarbeiter hingegen sparen Geld, weil sie weniger pendeln, zu Hause essen und sich besser fühlen. Tatsächlich schätzt Global Workplace Analytics, dass ein Unternehmen jährlich 11.000 Dollar pro Remote-Mitarbeiter einspart, der in50 % der Fälle telekommuniziert.
3. Besseres Katastrophenmanagement
Wenn wir ehrlich sind, hätte die Covid-19-Pandemie die Weltwirtschaft niemals abgelenkt, wenn wir mehr Unternehmen hätten, die zu 100 % aus der Ferne operieren. Tatsächlich ist die Pandemie der Hauptbeschleuniger dieses Paradigmenwechsels gewesen. Das Arbeiten aus der Ferne funktioniert also als Versicherung für ein Unternehmen gegen Katastrophen. Und es muss nicht unbedingt ein globaler Virus sein. Es kann so einfach sein wie ein Feuerausbruch oder ein Erdbeben, das Ihre Büros zerstört.
4. Höhere Mitarbeiterbindungsraten
Die Gesellschaft für Personalmanagement schätzte, dass es etwa 4.129 Dollar kostet, einen neuen Mitarbeiter einzustellen. Unternehmen gaben im Jahr 2019 durchschnittlich 1.286 Dollar pro Jahr für die Ausbildung eines neuen Mitarbeiters aus. Und es kann bis zu sechs Monate oder länger dauern, bis ein Unternehmen die Gewinnschwelle für seine Investitionen in einen neuen Mitarbeiter erreicht. Deshalb ist die Mitarbeiterbindung eine große Sache. Und Fernarbeiter berichteten von einer höheren Arbeitszufriedenheit, wenn sie von zu Hause aus arbeiten als im Büro. Tatsächlich stört es 42% der Mitarbeiter nicht, eine Gehaltskürzung in Kauf zunehmen, wenn dies mehr Flexibilität bedeutet.
5. Es schont die Umwelt
Wir befinden uns im Zeitalter der globalen Erwärmung. Und die größte Bedrohung für unsere Umwelt ist die Emission von Treibhausgasen durch Fahrzeuge. Deshalb sollte jedes Unternehmen nach Möglichkeiten suchen, seinen Kohlendioxidausstoß zu reduzieren. Und einer der besten Wege, dies zu tun, ist die Umstellung auf ein 100%ig ferngesteuertes erstes Unternehmen. Nicht das Recycling von Materialien zu fördern, die Verwendung biologisch abbaubarer Produkte nicht zu belohnen, sondern Büros zu schließen und von zu Hause aus zu arbeiten. Auf diese Weise müssen die Mitarbeiter nicht zur Arbeit pendeln, was den Ausstoß von Treibhausgasen um mehr als 50 Millionen Tonnen verringert.
Die größten Herausforderungen bei der Umstellung auf eine 100%ige "Remote-First" Kultur
Die Umstellung auf eine Unternehmenskultur, die zu 100 Prozent auf Arbeit aus der Ferne ausgerichtet ist, ist ein komplizierter Prozess, der die Zustimmung aller Beteiligten erfordert. Damit dieser Prozess erfolgreich sein kann, muss eine neue Kultur geboren werden, die den neuen Feinheiten gerecht wird. Die Art und Weise, wie das Unternehmen früher als Erstniederlassung gearbeitet hat, muss völlig neu gestaltet werden. Denn das ist in der Regel die Hauptstütze, die über den Erfolg des Unternehmens entscheidet. Diese Herausforderungen müssen angegangen werden, bevor man zu einer Unternehmenskultur wechselt, die auf die Ferne ausgerichtet ist.
1. Das Gefühl der Isolation
Viele Beschäftigte aus der Ferne sagen, dass sie sich ausgeschlossen fühlen, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Ein Teil des Problems besteht darin, dass sie nicht vollständig in das Unternehmen integriert sind und sich nicht mit allen vertraut machen können. Außerdem erschwert das Problem der Zeitzonen den Teams die Zusammenarbeit. Physische Isolation muss nicht unbedingt auch soziale Isolation beinhalten. Eine Strategie, die sicherstellt, dass die Teammitglieder miteinander reden, offene Fragen stellen und Kanäle für Gespräche außerhalb der Arbeit einrichten, wird das Gefühl der Isolation lindern.
2. Die Aufrechterhaltung der Produktivität
Es wird davonausgegangen, dass Remote-Mitarbeiter aufgrund des Mangels an Autorität und Aufsicht, der mit einem physischen Büro einhergeht, wahrscheinlich unterdurchschnittliche Leistungen erbringen werden. Die Internationale Arbeitsorganisation der Vereinten Nationen stellte jedoch fest, dass Fernarbeiter anfälliger für längere Arbeitszeiten sind. Die fehlende Trennung zwischen Wohnung und Büro macht die Arbeit unendlich lang. Es gibt immer etwas, das gelöst werden muss. Aber das ist nicht immer bei allen Angestellten der Fall. Einige, die ständig gedrängt werden müssen, sind in der Arbeit von zu Hause aus vielleicht sogar weniger produktiv. Es ist also wichtig, dass die Mitarbeiter nicht über- oder unterfordert sind, auch wenn Sie die Produktivität Ihres Unternehmens aufrechterhalten wollen, während Sie auf die Remote-First-Firma umsteigen.
3. Auf Selbstmotivation der Mitarbeiter bauen
Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, bedeutet das, dass ein Vorgesetzter nicht immer da ist, um ihnen zu sagen, was sie tun sollen. Ohne Selbstmotivation können also Aufgabenunerledigt bleiben und Termine versäumt werden. Richten Sie zunächst ein System ein, um die Motivation der Mitarbeiter für die unbeaufsichtigte Arbeit zu erhöhen.
4. Kommunikationsprobleme
Eine der größten Herausforderungen bei der Etablierung einer Fernkultur ist eine inkohärente Kommunikation. Ein Unternehmen, das nicht zu 100% abgelegen ist, hat zunächst größere Chancen auf eine unzusammenhängende Kommunikation, da es unterschiedliche Kanäle für die Fern- und Innendienstmitarbeiter nutzen muss.
5. Veraltete Technologie
Ohne fortschrittliche Technologie kann man nicht auf ein Unternehmen aus der Ferne umsteigen, das als erstes aus der Ferne kommt. Sie ist die treibende Kraft dieser neuen Arbeitsorganisation. Gute Systeme für Datenerfassung, Kommunikation, Lohnverwaltung, Kundenverfolgung usw. tragen dazu bei, die Fernkultur voranzutreiben und dafür zu sorgen, dass das Unternehmen reibungslos und ohne Schluckauf funktioniert.
5 Best Practices für den Wechsel zu einer 100%igen "Remote-First" Unternehmenskultur
Allerdings sollte der Wechsel zu einem "Remote First"-Unternehmen kein eintägiges Ereignis sein. Sie müssen Systeme und Protokolle einrichten, um die neuen Interaktionen zwischen dem Unternehmen und den Remote-Mitarbeitern zu diktieren und einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten. Sie müssen einen soliden Spielplan haben, wie der Übergang zur Ferne zuerst erfolgen soll. Dazu gehören alle Einzelheiten darüber, wie und wann Sie den Übergang planen. Dies hilft Ihren derzeitigen Mitarbeitern, sich über das, was vor sich geht, im Klaren zu sein und sich effektiv vorzubereiten. Kennen Sie die Gründe für die Entscheidung, zuerst zu wechseln, so dass klar ist, was Sie zu lösen versuchen. Ist es, um Kosten zu reduzieren? Geht es um die Verbesserung der Produktivität? Ist es wegen einer Pandemie?
Es gibt 5 wichtige Dinge, die ein Unternehmen, das auf Remote-First umstellen möchte, zuerst einrichten muss, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
1. Passen Sie Ihre Kultur an
Die Kameradschaft, die man bei der Einrichtung von Büros vorfindet, neigt dazu, zu verschwinden, wenn die Mitarbeiter in die Ferne gehen. Vielen ist nicht bekannt, dass es diese Kameradschaft ist, die das Unternehmen zusammenhält und durch die Zusammenarbeit von Teams die meisten seiner Ziele erreichen kann. Wenn ein Team in die Ferne wechselt, muss das Unternehmen dafür sorgen, dass sich die interne Kultur mit ihm verändert. Dies geschieht durch die Einführung kollaborativer Werkzeuge wie Slack, Twist, HelpScout, Asana und viele andere. Dadurch wird sichergestellt, dass das Team immer auf dem Laufenden und bereit zur Zusammenarbeit ist.
2. Eine effektive Kommunikationsstrategie
Einer der Hauptgründe dafür, dass ein Unternehmen beim Wechsel zur Fernkommunikation scheitern kann, ist schlechte Kommunikation. Tatsächlich ist es ratsam, dass Sie, wenn Sie den Wechsel zu einer "Remote First"-Unternehmenskultur in Betracht ziehen, dies zu 100 % tun. Wenn einige Teams aus der Ferne und andere im Büro arbeiten, entsteht wahrscheinlich ein Sumpf im Hinblick auf die beste Kommunikationsstrategie. Führen Sie immer Live-Sitzungen durch? Zeichnen Sie Besprechungen auf, damit die Mitarbeiter aus der Ferne sie zu ihrer eigenen Zeit verfolgen können? Wie bringen sie ihre Ideen ein? Eine allumfassende Kommunikationsstrategie ist also der Schlüssel für den Erfolg des Unternehmens.
3. Ändern Sie Ihren Recruitingprozess
Der Wechsel zu einem Unternehmen, das remote-first arbeitet, bedeutet, dass Sie Ihre bisherigen Prozesse einschließlich der Einstellungsverfahren überarbeiten müssen. Der Grund dafür ist, dass sich Remote-Mitarbeiter von Büroangestellten unterscheiden. Bei Fernmitarbeitern haben Sie es mit unterschiedlichen arbeitsrechtlichen Bestimmungen ihres Heimatlandes zu tun, mit unterschiedlichen Währungen, unterschiedlichen Vorgehensweisen. Sie müssen also Ihren Recruitingprozess anpassen. Stellen Sie aufgrund von Talent und nicht aufgrund von Erfahrung ein. Versuchen Sie, nach Arbeitnehmern zu suchen, die schon einmal aus der Ferne gearbeitet haben, da sie leichter geonboarded werden können und mit den damit verbundenen Technologien vertraut sind.
4. Nutzen Sie geeignete Technologien
Richten Sie zunächst die richtigen Technologien ein, um den Übergang zu unterstützen und aufrechtzuerhalten. Sie benötigen hohe Internetgeschwindigkeiten, und sollten gute Kommunikationswerkzeuge, Lohnverwaltung, Zeiterfassungsgeräte und vieles mehr einrichten. Dies ist wahrscheinlich ein Problem für ein kleines Unternehmen, das in die Ferne geht, aber ein Unternehmen wie People Flow kann Ihnen dabei helfen, mit solchen Kleinigkeiten umzugehen, die Ihnen die Arbeit erschweren können.
5. Definieren Sie klare Regeln für die Fernarbeit
Genauso wie Sie Regeln für die Arbeit im Büro festlegen sollten Sie auch Regeln für Fernarbeiter definieren, um sicherzustellen, dass die Vision des Unternehmens intakt bleibt. Sie gibt Ihrem Team auch einen Vorgeschmack auf das, was es erwarten kann, wenn Sie auf Remote-First umstellen. Führen Sie alle Instrumente auf, die für die Koordination eingesetzt werden sollen, legen Sie Richtlinien und Erwartungen fest und schaffen Sie einen Standard für Fairness. Es trägt auch dazu bei, die Ängste vor dem Übergang abzubauen, besonders wenn es einen gut umrissenen Plan gibt.
Ausblick
Wir befinden uns in einer neuen Weltordnung, was die Art und Weise der Arbeit betrifft. Wir bewegen uns weg von standortgebundenen Unternehmen hin zu entfernten Unternehmen, die nur in der Cloud existieren. Das wird eine Herausforderung sein. Unternehmen müssen agil sein. Sie müssen flexibel sein. Sie müssen bereit sein, sich der Bewegung anzuschließen. Denn eine Pandemie darf nicht der nächste Grund sein, warum Ihr Unternehmen sein Geschäft schließt. Es kann sein, dass Ihr Mitarbeiter beschließt, von zu Hause aus für ein anderes Unternehmen in einem anderen Land zu arbeiten. Es ist an der Zeit, sich das neue Arbeitsparadigma zu eigen zu machen. Und die obengenannten fünf Best Practices werden Ihnen, wenn sie richtig umgesetzt werden, zum Erfolg verhelfen und Sie gegen den Schock des Übergangs zu einem remote-first Unternehmen rüsten.
